Cobrar y entregar una orden de trabajo

Cuando el trabajo está Lista para entregar, la orden se cobra como una venta normal, con lo aprobado del presupuesto, y se entrega con su comprobante. Desde la entrega corre la garantía.

Antes de empezar, ten listoAntes de empezar (3)

• Para cobrar hacen falta Editar, aprobar, cobrar y entregar órdenes de trabajo y Crear venta. Tiene que haber un turno abierto en el negocio o la caja que cobra.
• Solo se cobra lo aprobado. Una orden en borrador, presupuestada o cancelada no se puede cobrar: «No se puede cobrar en el estado actual (aprueba antes el presupuesto; lo cancelado o la ausencia no se cobran).»
• Las piezas se descuentan del inventario al cobrar: si falta alguna, la ficha lo avisa antes.

Cobrar

1. Abre la orden y pulsa Cobrar … (con el total aprobado). Si todavía no está terminada pero quieres cobrar lo hecho hasta hoy, en el menú Más usa Cobrar ahora (antes de terminar): «Crea la venta con lo aprobado hasta hoy.»

2. Si la orden tiene servicios por hora sin horas puestas, sale Tiempo trabajado: «Escribe cuánto se trabajó en cada servicio por hora. Se cobra según las reglas del servicio (bloques, tolerancia y mínimo).» Pon Horas y Minutos de cada uno y Quién lo hizo (viene el técnico responsable). Pulsa Cobrar.

3. Se crea la venta («Venta … creada: registra el pago.») y se abre la ventana de cobro. Si el cliente dejó anticipo, entra como Vale a favor en la primera línea de pago; completa el resto y confirma. Sale «Cobrada. Ya puedes entregarla al cliente.»

Si cierras la ventana sin pagar, la venta queda creada y la ficha lo avisa: «La venta … está creada pero falta registrar el pago.» con el botón Registrar pago. La venta sale en Vender › Ventas con la nota «OT-… · título».

Entregar

1. Con la orden cobrada, pulsa Entregar al cliente.

2. En ¿Quién la recibe? pon el nombre de quien recoge (viene el del cliente). «Al entregar empieza a contar la garantía.»

3. Pulsa Entregar. La orden queda Entregada, con «En garantía hasta el …» en la ficha.

4. En el menú Más, Imprimir comprobante de entrega: lleva el total, la venta, «Garantía hasta el … (… días). Conserve este comprobante.» y las firmas Entregado por / Recibí conforme.

Puedes entregar sin cobrar; la ventana lo avisa: «Esta orden todavía no se ha cobrado. Si la entregas así, cóbrala después desde la venta o queda pendiente.»

La garantía

• Los días de garantía son los que pusiste en la orden; si no, la garantía más larga de los servicios aprobados. Cuentan desde la entrega.
• Si el cliente vuelve por lo mismo, en la orden entregada pulsa Más › Reclamar garantía (nueva orden): se crea una orden nueva, «Garantía de OT-…», con prioridad alta y los mismos técnicos, marcada como «Reclamo de garantía de …». En la ficha del equipo también lo recuerda: «En garantía hasta el … por …. Si vuelve por lo mismo, ábrele el reclamo de garantía desde esa orden.»
• El informe de servicios cuenta cuántas órdenes Vuelven por garantía.

Anticipos

En la ficha, panel Anticipos › Registrar (o Más › Registrar anticipo): «Anticipo para …», con Importe, Cómo pagó, Caja, Referencia y Notas. En efectivo entra a la caja del turno abierto y suma al efectivo esperado; «La venta se cuenta cuando cobres la orden.» Al cobrar, el anticipo se aplica como vale a favor. Funciona igual que en los encargos: mira Anticipos de un encargo.

Cancelar una orden

En Más › Cancelar orden, escribe el Motivo («el cliente no aceptó el presupuesto») y, si dejó anticipo, decide por cada uno: Devolver el dinero, Darlo como vale a favor o Quedárselo el negocio. Pulsa Cancelar la orden. Una orden ya cobrada no se puede cancelar: anula antes la venta. Una cancelada se puede Reabrir como borrador.

Bueno saber

• Si una línea por hora quedó sin tiempo y no la rellenas, sale «Indica el tiempo trabajado de «…».». Si no hay nada aprobado, «No hay nada aprobado que cobrar en esta orden (los servicios por hora necesitan tiempo facturable registrado).»
• Un servicio cobrado sin profesional se atribuye al técnico responsable de la orden.
• Si la orden ya estaba cobrada, Cobrar solo te lleva a esa venta: «Ya estaba cobrada en ….»
• El panel Historial de la ficha guarda cada paso: Recibida, Presupuesto, Aprobada, Empezó, Terminada, «Entregada · recibió …», la venta y la garantía.