Dar entrada a mercancía

Cuando llega mercancía, dale entrada para que el sistema sepa cuánto tienes y cuánto te costó. Cada producto de la entrada crea un lote con su costo. «Al vender, se usará primero la mercancía que llegó antes.»

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Antes de empezar, ten listoAntes de empezar (2)

• Tu usuario necesita permiso para crear movimientos. Si no lo tiene, Entrada sale gris en el menú con «Sin permiso para crear movimientos».
• Ten a mano la factura o lo que pagaste por cada producto.

Registrar una entrada

1. En el menú, ve a Inventario › Movimientos. Pulsa Registrar movimiento y elige Entrada. Se abre Registrar entrada.

2. Elige el Negocio donde entra la mercancía.

3. Si el negocio lleva el inventario por caja, elige la Caja (opcional). Con Negocio general (sin caja) la mercancía va al depósito del negocio.

4. En Moneda de compra, elige en qué moneda pagaste. Todo el costo de esta entrada se registra en esa moneda. «La tasa de cambio vigente se congela en cada lote y no cambiará aunque actualices las tasas en configuración.»

5. Si quieres descontar el pago de una cuenta, elígela en Cuenta de pago (opcional). Solo salen las cuentas activas en la moneda de compra; si cambias la moneda, tienes que volver a elegir la cuenta. Si no, deja Sin cuenta (no descuenta saldo). «Los gastos adicionales del lote no se descuentan.»

6. En Mercancía 1, busca el producto en Producto por código o nombre. Si todavía no existe, pulsa Crear producto nuevo y escribe al menos el Nombre.

7. Escribe la Cantidad.

8. Escribe el costo. Encima del campo eliges qué número escribes:

   • Costo por unidad: lo que costó cada unidad. El campo se llama Costo unitario del lote.
   • Total pagado: lo que pagaste en total por esa mercancía. El campo se llama Costo total de la compra y debajo ves el «Costo unitario calculado».

   En un insumo viene elegido Total pagado y la unidad es la suya (Costo por g, Costo por ml…); en el resto viene Costo por unidad. El número nunca cambia de significado solo: si escribes el total, marca Total pagado.

9. Si quieres, pon la Fecha de vencimiento del lote y las Notas del lote.

10. Para añadir otro producto, pulsa Agregar mercancía. Caben hasta 100 por entrada.

11. Elige la Razón (por ejemplo Compra o Stock inicial) y, si quieres, el Documento de referencia y el Proveedor (opcional).

12. Pulsa Registrar. Sale Confirmar costo del lote (o Confirmar costos de los lotes, si son varias mercancías) con la cantidad, el costo y el importe de cada producto y la Inversión total. Revísalo y pulsa Confirmar y registrar.

Al terminar sale «Entrada registrada: 1 mercancía» (o las que sean).

Ejemplo. Llegan 48 latas de Cristal a 150 CUP cada una. Cantidad 48, Costo por unidad 150. La inversión total es 7 200 CUP y se crea un lote de 48 latas a 150. Si solo sabes que pagaste 7 200 por todo, marca Total pagado y escribe 7 200: el resultado es el mismo.

Los decimales van con coma: 1,5. Si escribes «1.500» en un costo, el panel lo lee como 1,5 y te pregunta «¿Quisiste decir 1500?»: pulsa Sí, 1500 para corregirlo.

Mercancía en consignación

Si eliges un proveedor, aparece Mercancía en consignación. Actívalo cuando el proveedor te deja la mercancía y la pagas después: entra al inventario y se puede vender, pero queda como deuda en Cuentas por pagar hasta que la pagues. Hace falta el costo de cada producto para saber cuánto se le debe. Con la consignación activada, Cuenta de pago se vacía y se bloquea: esta entrada no se paga al registrarla; la pagas después desde Cuentas por pagar.

Si algo falla

«Costo requerido para registrar el lote»

Escribe el costo de ese producto.

«El costo unitario de compra (unitCost) es obligatorio para crear el lote en una entrada o ajuste positivo.»

Dejaste el costo vacío y el producto no tiene costo en el catálogo. Escribe el costo.

«Cantidad inválida»

La cantidad tiene que ser mayor que 0.

«La factura (…) supera el saldo de la cuenta (…). El registro será rechazado.»

Elige otra cuenta o registra la entrada Sin cuenta.

«No hay cuentas activas en … Créala en Cuentas para descontar el pago de un saldo.»

No tienes cuentas en esa moneda. Regístrala sin cuenta o crea la cuenta primero.

Bueno saber

• Si cierras el formulario o sales de Movimientos con mercancías escritas, el panel te pregunta antes «¿Descartar lo que escribiste?». Pulsa Seguir editando para no perderlo.
• Si el producto estaba en negativo, la entrada primero cubre lo que se vendió de más. Por ejemplo, la Barra estaba en −3 y entran 24: quedan 21 disponibles. Mira Stock negativo.
• Si no escribes el costo y el negocio no exige costo por lote, se usa el costo del producto en el catálogo; en el resumen sale como «(catálogo)». Si tampoco hay costo en el catálogo, la entrada no se registra: escribe el costo.
• Los Gastos del lote (flete, transporte) se añaden después desde el lote. Mira Lotes y costo.
• Te equivocaste de cantidad o de costo: si todavía no se vendió nada de ese lote, puedes deshacer la entrada. Si ya se vendió, corrige el lote con un ajuste.
• Cada entrada tiene su comprobante: abre la entrada en Movimientos y pulsa Imprimir comprobante.