Importar productos desde Excel

Si ya tienes tus productos en una hoja de Excel, el asistente los crea todos de una vez. Si el Excel trae la cantidad que tienes, también les da entrada al inventario con su costo.

Antes de empezar, ten listoAntes de empezar (6)

• El archivo tiene que ser .xlsx. Si lo tienes en .xls o .csv, ábrelo en Excel y guárdalo como .xlsx.
• Necesitas una columna con el nombre y otra con el precio de venta. Las demás son opcionales: descripción, costo, código, categoría y cantidad.
• También sirve el IPV (movimiento detallado de mercancías): el asistente lo reconoce y usa la columna Final como existencia (o Inicio si Final está vacía). Si no lo reconoce solo, sale «¿Es un IPV / movimiento detallado de mercancías?»: pulsa Usar como IPV.
• Tu usuario necesita permiso para crear productos.
• Los planes actuales no tienen tope de productos; solo la tarifa anterior Base (100). Si es tu caso y ya llegaste al máximo, Importar Excel sale gris con «Llegaste al máximo de productos de tu plan. Ve a «Mi plan» para ampliarlo.».
• Si tu lista es una foto, un PDF o un texto, o solo tienes nombre, precio y cantidad, es más fácil la carga rápida.

Ejemplo de Excel (tienda de ropa)

Producto	Precio venta	Costo	Código	Categoría	Existencia
Pantalón jean azul 32	4500	3000	PJ-32	Pantalones	12
Camisa blanca M	2800	1700	CB-M	Camisas	20
Cinto de piel	1500	900	CI-01	Accesorios	8

Importar

1. En el menú, ve a Productos y recetas › Productos. Pulsa Más y elige Importar Excel. Se abre Importar productos.

2. Pulsa Subir archivo Excel y elige el archivo. Si es un IPV, sale «Formato IPV detectado: productos, precios, costos e inventario (Final).». Pulsa Siguiente.

3. En Tienda / ubicación de esta importación, elige la Ubicación donde entra la mercancía. Si ese negocio trabaja con cajas, elige también la Caja.

4. En la tabla Campo / Columna del Excel, revisa qué columna va en cada campo. El asistente adivina casi todas por el encabezado. Son obligatorios Nombre del producto y Precio de venta. La cantidad va en Cantidad / stock (entrada de inventario). Pulsa Siguiente.

5. En la Vista previa ves las primeras 10 filas: precio, costo, categoría y la entrada que se hará («Entrada 12 u.»). Las filas sin nombre o sin precio salen con «Faltan datos obligatorios» y no se importan.

6. Pulsa Importar N productos. Al terminar sale Importación finalizada con cuántos se importaron, cuántos no y cuántas entradas de inventario se registraron.

7. Si algún producto quedó sin categoría, pulsa Asignar categorías, elige una en cada fila y pulsa Guardar categorías.

8. Si quedaron productos sin tipo, pulsa Asignar tipo. Elige Inventariable en lo que compras y vendes tal cual, o Elaborado en lo que se hace con receta. Pulsa Guardar tipos.

Nota

Las filas que traen cantidad se crean como Inventariable y reciben su entrada al inventario en el momento de importar: no dependen de los pasos del final. Asignar tipo solo pregunta por las filas sin cantidad, que se crean como Elaborado. Si cierras sin guardar el tipo, esas quedan como elaboradas sin receta y puedes cambiarlas después en su ficha.

Qué se crea

• Cada fila válida es un producto nuevo, En venta, con el precio y el costo del Excel.
• Una categoría del Excel que no existe se crea sola antes de importar («(nueva)» en la vista previa).
• Si hay cantidad, el producto es Inventariable y la entrada al inventario se registra enseguida con la razón «Importación por Excel», en el negocio y la caja que elegiste, con el costo de la fila.
• Sin cantidad, el producto se crea como Elaborado. Si en Asignar tipo lo dejas como Elaborado, queda ofrecido solo en el negocio que elegiste.

Bueno saber

• El asistente no actualiza productos que ya existen: siempre crea nuevos. Si un código ya está en tu catálogo, esa fila da error («con error»). Si importas el mismo Excel sin códigos dos veces, los productos salen repetidos.
• Dos filas con el mismo código dentro del Excel se importan las dos: a la segunda se le añade «-1» al código.
• La cantidad se redondea hacia abajo a número entero: 12,5 entra como 12.
• Si una fila trae cantidad pero no costo, la entrada se hace igual con costo 0, y las ventas de ese producto saldrán como ganancia entera. Pon el costo después: corrige el costo del lote.
• El Excel no trae código de barras. Ponlo después en cada producto. Mira Códigos de barras.
• Sin negocio elegido no se hacen entradas de inventario («Sin negocio para movimiento»).
• Los números del Excel pueden traer coma decimal o espacios de miles («1 250,50»): se leen bien.
• Si el Excel trae más productos de los que admite tu plan, se crean hasta llegar al límite. Los demás salen en Importación finalizada como «no se pudieron importar».