Conteo físico

El conteo físico compara lo que hay de verdad con lo que dice el sistema, producto por producto. Te enseña cada diferencia valorada al costo (lo que se perdió y lo que apareció de más), te deja decidir quién responde por ella y, cuando estés conforme, la convierte en ajustes de inventario.

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• Tu usuario necesita permiso para gestionar el inventario. Sin él, puedes ver los conteos pero no crearlos ni aplicarlos.
• Si puedes, cuenta con la caja cerrada. Si se vende mientras cuentas, el sistema te avisa (mira más abajo).
• Si el negocio trabaja con varias cajas, se cuenta una caja a la vez. El depósito se cuenta aparte, como una caja más.

Hacer un conteo

1. En el menú, ve a Inventario › Conteo físico.

2. En Negocio, elige el negocio. Viene elegido el activo de la barra de arriba (o el único que tengas).

3. Si el negocio trabaja por caja, en Caja elige la que vas a contar, o Sin caja para el depósito.

4. Pulsa Nuevo conteo. Sale «Conteo generado. Registra las cantidades contadas.» y se abre el conteo en su propia página, «Conteo #…».

5. Cuenta cada producto y escribe la cantidad en Contada. La columna Esperada es lo que dice el sistema. La Diferencia se calcula mientras escribes, también al costo y a precio de venta. Arriba ves cuántos llevas: «Llevas … de … productos».

6. Si hay productos que no vas a contar uno a uno porque sabes que están bien, pulsa Rellenar con lo esperado: rellena solo las líneas vacías.

7. Cuando todas las líneas tengan cantidad, pulsa Guardar y finalizar. Mientras falten, el botón sigue gris y encima de la tabla sale «Faltan … por contar.» con un enlace Ir a «…» que te lleva al primer producto sin contar.

Lo que escribes se guarda solo en ese equipo mientras cuentas. Si cierras la página o se va la luz, al volver sale «Recuperamos … cantidades que escribiste y no guardaste» con lo que tenías. Si no lo quieres, pulsa Descartar borrador. El conteo queda guardado en el sistema al pulsar Guardar y finalizar.

Para volver a la lista, pulsa Conteo físico arriba a la izquierda. Los filtros que tenías siguen puestos.

Revisar las diferencias

Al finalizar sale «Conteo finalizado. Revisa las diferencias y aplica los ajustes cuando estés listo.» Arriba verás:

• Diferencias: cuántos productos no cuadran.
• Faltante al costo: lo que se perdió.
• Sobrante al costo: lo que apareció de más.
• Impacto neto al costo: la suma de las dos.

Debajo de cada tarjeta ves lo mismo a precio de venta. Si le cobraste faltantes a alguien, sale también Cobrado (o Balance cobrado): eso no cuenta como pérdida. Si le abonaste sobrantes a un trabajador, sale Abonado: eso no cuenta como ganancia.

Cada línea muestra la Diferencia, la Dif. al costo, la Dif. a precio venta y, en la columna Responsable, quién responde por ella.

Ejemplo. En la Barra, Cristal: esperada 24, contada 21. Diferencia −3. Con un costo de 150 CUP la lata, la diferencia al costo es −450 CUP.

Cobrarle un faltante a alguien

Si un faltante lo tiene que pagar un trabajador o un cliente:

1. En la línea con faltante, en Responsable, pulsa Cobrar a alguien. Se abre «¿Quién responde por este faltante?».

2. En ¿A quién se le cobra?, elige Trabajador o Cliente y búscalo.

3. En ¿Por cuánto se le cobra?, elige Al costo, Al precio de venta u Otro importe.

4. Pulsa Cobrar al trabajador (o Cobrar al cliente).

La mercancía sale igual del inventario. La deuda se crea al aplicar los ajustes y aparece en Cuentas por cobrar. Ese faltante deja de contar como pérdida. Para quitar el cargo, pulsa Cambiar, elige «Nadie — lo asume el negocio como pérdida (quitar el cargo)» y pulsa Dejar como pérdida.

Abonarle un sobrante a un trabajador

Un sobrante también se puede asignar a quien manejó la mercancía, igual que un sobrante de caja en el cuadre. Sirve para rebajarle lo que deba.

1. En la línea con sobrante, en Responsable, pulsa Abonar a alguien. Se abre «¿A quién se le abona este sobrante?».

2. En ¿A quién se le abona? solo sale Trabajador: búscalo. A un cliente no se le abona.

3. En ¿Por cuánto se le abona?, elige Al costo, Al precio de venta u Otro importe.

4. Pulsa Abonar al trabajador. Sale «Sobrante asignado. Se le abonará al aplicar los ajustes.»

La mercancía entra igual al inventario. Al aplicar los ajustes, el sistema junta todo lo de cada persona en ese conteo: sus faltantes menos sus sobrantes.

• Si pesan más los faltantes, se crea una sola deuda por la diferencia.
• Si pesan más los sobrantes, no se le cobra nada. Lo que sobra rebaja lo que ya debe en Cuentas por cobrar y el resto le queda como saldo a favor, el mismo del cuadre. Mira Cobrar préstamos.

Ese sobrante deja de contar como ganancia en el informe de utilidades. Para quitar el abono, pulsa Cambiar, elige «Nadie — se queda en el negocio (quitar el abono)» y pulsa Dejar para el negocio.

Ejemplo. En el conteo de la Barra, a Pedro le faltan 3 Cristal (450 CUP al costo) y le sobran 2 Bucanero (300 CUP). Le cobras el faltante y le abonas el sobrante. Al aplicar, se le crea una sola deuda de 150 CUP. Si el sobrante hubiera sido de 600 CUP, no se le cobraría nada: los 150 CUP de más rebajarían lo que ya debía y, si no debía nada, le quedarían a favor.

Cobrar el balance del conteo

En vez de repartir línea por línea, puedes cobrarle a una persona el balance: los faltantes menos los sobrantes, a precio de venta.

1. Con el conteo finalizado, pulsa Cobrar balance. Solo sale si los faltantes valen más que los sobrantes y no asignaste ninguna línea a nadie.

2. Revisa «Balance a cobrar», elige a quién se le cobra y pulsa Cobrar al trabajador (o Cobrar al cliente).

La deuda se crea al aplicar los ajustes. Las diferencias de ese conteo dejan de contar en el informe de utilidades. Con el balance cobrado, las líneas dicen «En el balance» y no se asignan una a una. Para quitarlo, pulsa Cambiar cobro del balance y elige «Nadie — quitar el cobro».

Aplicar los ajustes

1. En el conteo, pulsa Aplicar ajustes al inventario (o, desde la lista, la acción Aplicar ajustes).

2. Revisa el resumen: «Se creará un ajuste de inventario por cada una de las … diferencias del conteo, con razón “Conteo de inventario”. Los faltantes salen del stock y los sobrantes entran al costo del conteo.» Debajo te dice qué deudas se crearán y qué se abonará a cada persona.

3. Pulsa Aplicar ajustes. Sale «Ajustes de inventario aplicados.»

Los faltantes salen de los lotes empezando por el más viejo. Los sobrantes entran en un lote nuevo con el costo de la línea. Cada línea queda enlazada a su ajuste (columna Ajuste) y el conteo pasa a Ajustes aplicados. Las líneas que nadie asumió dicen «Pérdida del negocio» o «Sobrante del negocio».

Si se vendió mientras contabas

Si hubo ventas, entradas o traslados de esos productos después de generar el conteo, sale el aviso «Hubo movimientos mientras contabas» con la lista de productos afectados. Su diferencia puede mezclar una pérdida real con una venta normal.

Pulsa Recalcular esperado de las afectadas (o Reabrir y recalcular las afectadas si ya finalizaste): el esperado de esas líneas se pone al día. Después vuelve a contar esos productos. Si una línea pasa de faltante a sobrante (o al revés), pierde la persona que tenía asignada.

Si aplicas igual, el sistema aplica la diferencia sobre la existencia de ese momento, así que no borra las ventas hechas entre medias.

Qué productos salen en la planilla

Los productos que se compran y venden tal cual y lo elaborado que se guarda en existencia (una salsa, la masa de pizza), siempre que en esa caja (o en el depósito) tengan existencia distinta de cero, lotes con mercancía o algún movimiento en los últimos 30 días. Lo que se elabora al momento de venderlo no sale: no hay nada que contar. No se pueden añadir líneas a mano.

Si algo falla

«Elige primero el negocio en el filtro.»

Elige el negocio en Negocio.

«Este negocio lleva el inventario por caja: elige en el filtro qué caja vas a contar.»

Elige la caja en Caja, o Sin caja para el depósito.

«No hay productos con existencia ni movimiento reciente en … para el conteo.»

En esa caja no hay nada que contar.

«Revisa la cantidad de «…»: no es un número.»

Corrige esa cantidad. Usa solo números; los decimales van con coma.

«No se pudieron aplicar todos los ajustes. Vuelve a intentar: lo ya aplicado no se duplica.»

Pulsa otra vez Aplicar ajustes.

Bueno saber

• Estados: Borrador (contando), Finalizado (con diferencias listas) y Ajustes aplicados. En la lista puedes filtrar por Estado.
• Si el negocio comparte un solo inventario entre sus cajas, no se elige caja: «se cuenta entero».
• Un conteo que todavía no aplicó sus ajustes se puede borrar con la acción Eliminar de la lista (o marcando varios). «Se borran las cantidades contadas y el inventario no cambia.» Uno con ajustes aplicados ya no se puede eliminar.
• Para uno o dos productos es más rápido un ajuste.
• El cajero puede contar su caja al cerrar el turno desde la app.