Agregar trabajadores

Cada persona que usa Tu Cuadre entra con su propio usuario: su correo y su contraseña. Así cada venta, cada turno y cada ajuste queda a nombre de quien lo hizo. Tú creas al trabajador en el panel y le das sus datos de entrada.

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• Para ver la lista necesitas Ver trabajadores; para dar de alta, Crear trabajador; para cambiar datos, Editar trabajador; para desactivar, Desactivar trabajador.
• Crea antes los roles que vas a usar (qué puede hacer cada uno) y, si pagas comisiones, los puestos de trabajo. Si configuraste el negocio con la guía «¿Qué tipo de negocio tienes?», ya tienes roles y puestos para tu tipo de negocio (por ejemplo Mesero o Almacenero).
• Necesitas el correo de la persona. Tiene que ser suyo y no estar usado en Tu Cuadre por nadie más, ni en otro negocio.
• Cada plan incluye un número de trabajadores activos (Negocios 5, Profesional 10, Empresarial sin límite). Cuentan los activos, tú incluido; los desactivados no cuentan. Si llegaste al tope, al guardar o al reactivar a alguien sale, por ejemplo, «Tu plan Negocios incluye hasta 5 trabajadores activos y ya los tienes todos. Puedes desactivar a quien ya no trabaje contigo, contratar un trabajador extra (3 USD al mes) o pasar al plan Profesional.». Los extras se piden desde Mi plan: mira Cambiar de plan y pagar.

Crear un trabajador

1. En el menú, grupo Personal, abre Trabajadores y pulsa Nuevo trabajador.

2. Escribe Nombre completo y Email.

3. En Contraseña pon una contraseña provisional. Tiene que tener al menos 6 caracteres, con al menos una letra mayúscula y un carácter especial (por ejemplo Cafe#2026).

4. En Negocio elige a qué negocio tiene acceso:

   • Un negocio: solo ve y opera ese negocio.
   • Toda la organización (todos los negocios): ve todos.

5. Si ese negocio trabaja con varias cajas, sale Caja (opcional). Elige su caja fija o deja Cualquier caja: «Si no le asignas una caja, el trabajador podrá elegir al abrir turno o vender.» Si el negocio llama de otra forma a sus cajas, el campo usa esa palabra (por ejemplo Salón (opcional)).

6. En Rol elige qué puede hacer. Sin rol («Sin asignar») no podrá hacer casi nada.

7. Si comisiona, elige su Puesto de trabajo: «Define el % de comisión por categoría al abrir turno con este trabajador.»

8. El resto es opcional: Teléfono, Fecha de nacimiento, foto, Cargo, Horario, documentos, salario y notas. Si escribes el Carnet de identidad, la fecha de nacimiento se llena sola.

9. Pulsa Crear.

Darle sus datos de entrada

Dale al trabajador, en persona, su correo y la contraseña provisional. Con eso entra en la app POS (Iniciar sesión y sincronizar) y, si su rol lo permite, en el panel.

La primera vez tiene que verificar su cuenta con un código de 6 dígitos: le llega por SMS si en su ficha pusiste un móvil cubano, o a su correo. El código se escribe en el panel, en admin.tucuadre.com. Si entra primero en la app, ve «Cuenta sin verificar. Entra en admin.tucuadre.com y escribe el código que te llega …». Mira Verificar tu correo.

Después la contraseña debería ser solo suya:

• Si su rol tiene Ver configuración, él mismo la cambia en el panel: Configuración › Seguridad, con Contraseña actual, Nueva contraseña y Confirmar nueva contraseña, y pulsa Actualizar contraseña.
• Si no, o si la olvida, tú le pones una nueva: Editar en su fila, Nueva contraseña (opcional) y Guardar. La app no tiene opción para recuperarla.

Precaución

Nunca uses la contraseña de su correo personal ni la tuya. Y no crees un solo usuario para varias personas: el cuadre de cada turno queda a nombre de quien lo abrió.

Ejemplo. Contratas a una cajera para la barra. La creas con su correo, contraseña provisional Barra#2026, Negocio «Cafetería», Caja (opcional) «Barra», rol «Cajero» y puesto «Dependiente». Le das el correo y la contraseña el primer día; entra en la app de la barra y abre su turno.

Cambiar el acceso de un trabajador

Pulsa Editar en su fila y cambia Negocio, Caja (opcional) o Rol. Pulsa Guardar. En la app, el cambio le llega la próxima vez que abra la app con conexión o vuelva a entrar.

• El rol Admin es de administrador de toda la organización: no se le puede poner un negocio. Sale «Los administradores de organización no pueden tener asignada una ubicación o tienda.».
• Si es el único administrador, no le puedes cambiar el rol: «No se puede cambiar el rol: este usuario es el único administrador activo de la organización…». Nombra antes a otro administrador.

Cuando alguien se va: desactivar

No se borra a nadie: su nombre está en ventas, turnos y pagos. Se desactiva.

1. En Trabajadores, pulsa Desactivar en su fila.

2. Confirma. «Se desactivará “…”. Conservará todo su historial y podrás reactivarlo desde el filtro de inactivos.»

Ya no puede entrar. Para volver a darle acceso, pon el filtro Estado en Inactivo y pulsa Activar.

Bueno saber

• La lista muestra al principio solo los trabajadores activos. Cambia el filtro Estado a Todos para ver también los inactivos.
• Incluir en la nómina mensual viene marcado. «Desmárquelo para quien usa el sistema pero no cobra por él (dueño, contador, gestoría).» No cambia su acceso.
• Para ver a qué negocio y caja tiene acceso alguien, abre su fila (o Editar).
• Si no sabes qué permisos darle, mira las plantillas en Roles y permisos.