Anotar un encargo de un cliente

Un encargo es lo que un cliente te pide para una fecha: un cake para el sábado, veinte cajas de refresco para una fiesta, un pedido grande que hoy no tienes completo. Lo anotas con su fecha de entrega y el panel te dice si te alcanza la mercancía, cuánto ganas y cuánto dejó el cliente de anticipo. El día de la entrega se convierte en una venta normal.

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• Encargos viene desde el plan Profesional. Mira Planes y qué incluye cada uno.
• Para verlos, tu usuario necesita Ver encargos de clientes; para crearlos, Crear encargo; para confirmarlos, cambiarlos y registrar anticipos, Editar, confirmar, entregar y cobrar anticipos de encargos.
• Para poner un precio distinto al de la tienda hace falta Rebajar precio al vender (bajo el precio de lista). Sin ese permiso, el campo del precio dice «Cambiar el precio requiere el permiso «Rebajar precio al vender»».
• Los productos del encargo tienen que estar a la venta en el negocio que lo entrega.

Anotar el encargo

1. En el menú, grupo Vender, abre Encargos y pulsa Nuevo encargo. (En el buscador de arriba también está la acción rápida Nuevo encargo de cliente.)

2. En Cliente y entrega, elige el Negocio que lo entrega y, si ese negocio tiene cajas, la Caja (o deja Se elige al entregar). Pon la Fecha de entrega.

3. Pon el cliente: con Buscar en tus clientes… lo eliges de tu lista (por nombre o teléfono), o escribes abajo su Nombre, Teléfono y Dirección (opcional). Si es nuevo y quieres guardarlo, pulsa Guardar en mis clientes.

4. En Productos, pulsa Añadir por cada producto: elige el producto, la Cantidad y el Precio unit.. Sale el precio de venta de la tienda; cámbialo si pactaste otro con el cliente. Cada línea admite una nota: «sabor, tamaño, dedicatoria…».

5. Si quieres, escribe las Notas del encargo: «Detalles para quien lo prepara: decoración, hora aproximada…».

6. Abajo, en ¿Te alcanza y cuánto ganas?, revisa lo que falta y la ganancia (siguiente apartado).

7. Pulsa Guardar borrador si todavía no está cerrado con el cliente, o Guardar y confirmar si ya es un hecho.

Con Ver costo y margen la lista de productos muestra, debajo de cada línea, «Costo … · utilidad … (… %)» y la etiqueta Falta mercancía cuando no hay existencia suficiente.

Borrador o confirmado

Un encargo pasa por estos estados:

Estado	Qué significa
Borrador	Anotado, pero su mercancía todavía no cuenta como prometida para los demás encargos.
Confirmado	El cliente lo dio por hecho. Su mercancía cuenta como prometida: otros encargos para fechas posteriores la verán como «Prometido a otros».
Entregado en parte	Ya entregaste y cobraste una parte. Se puede seguir editando lo que falta.
Entregado	Todo entregado. Ya no se puede cambiar.
Cancelado	Dejó de contar. Ya no se puede cambiar.

En la ficha del encargo, Confirmar encargo lo pasa a confirmado («Encargo confirmado: su mercancía ya cuenta como prometida.»). En el menú Más, Volver a borrador deshace eso.

Un encargo cuya fecha ya pasó sin entregarse sale con la etiqueta Vencido y en la pestaña Vencidos.

¿Te alcanza y cuánto ganas?

El bloque de abajo del encargo (y la ficha, mientras está abierto) muestra:

• Venta, Costo, Utilidad, Margen y Costo de lo que falta («No falta nada» si no falta). Si algún producto no tiene lotes ni ficha de costo, el costo dice «(incompleto)» y avisa: «Hay productos sin costo conocido (sin lotes ni ficha de costo): la utilidad del encargo sale más alta de lo real.»
• Lo que necesitas: por cada mercancía, Necesitas, Hay, Prometido a otros, Disponible, Falta y Costo de lo que falta. Se calcula como dice la pantalla: «Lo que hay en la tienda menos lo prometido a otros encargos confirmados que se entregan antes (o el mismo día) y lo apartado para otros encargos. Solo cuenta lo que falta por entregar.» Los productos con receta aparecen por sus insumos («para …»); lo que se elabora dice «se produce: regístralo en Encargos › Producción».
• Costo y ganancia por producto (plegado; Ver detalle): costo unitario, importe, utilidad y margen de cada línea, con «Precio de lista …» si pactaste otro.

Qué hacer con lo que falta está en Comprar o producir lo que falta para un encargo.

La lista de encargos

• Pestañas: Abiertos, Borradores, Confirmados, Entregados en parte, Vencidos, Entregados, Cancelados y el enlace Producción. Los abiertos salen por fecha de entrega, el más cercano primero.
• Arriba: Para hoy, Total de la lista, Anticipos y Falta por cobrar.
• Buscar por «Folio, cliente o teléfono…» y filtrar por Negocio.
• La columna Entrega dice la fecha y «hoy», «mañana», «en N días» o «Vencido · hace N días».

Mandarle el encargo al cliente

En la ficha, menú Más:

• Enviar por WhatsApp abre un mensaje con lo que encargó, el total, lo ya entregado, el anticipo a su favor, lo pendiente al recoger, la fecha y el enlace. Sin costos ni márgenes.
• Copiar enlace para el cliente: «Enlace copiado: el cliente ve su encargo (solo lectura)». En esa página el cliente ve Lo que encargaste, Ya entregado, Anticipo a tu favor, Te falta por pagar y el Progreso (Recibido, Confirmado, Entregado en parte, Entregado), y tiene el botón Escribir al negocio por WhatsApp. Se actualiza sola cada minuto.
• Imprimir para el cliente saca un recibo con los productos, el anticipo, lo pendiente por pagar y las firmas Entregado por / Recibido por el cliente.

Bueno saber

• Editar sirve mientras el encargo está abierto. Una línea que ya tiene entregas no se puede quitar ni bajar por debajo de lo entregado: «Una línea con entregas no se puede quitar ni bajar por debajo de lo ya entregado.»
• Eliminar (menú Más) solo funciona con un borrador o un cancelado sin anticipos. Para los demás, usa Cancelar encargo: mira Anticipos de un encargo.
• Si al guardar sale «Hay líneas sin producto o sin cantidad: complétalas o quítalas.», revisa las líneas vacías.
• Un encargo no descuenta inventario al anotarlo ni al confirmarlo: la mercancía sale cuando entregas. Mira Entregar y cobrar un encargo.