Registrar gastos

Todo lo que el negocio paga y no es mercancía va en Gastos: alquiler, corriente, transporte, internet, reparaciones. Así el reporte de ganancias sabe cuánto ganaste de verdad y, si eliges una cuenta, el dinero sale de su saldo.

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Antes de empezar, ten listoAntes de empezar (3)

• Gastos viene desde el plan Negocios. El campo Cuenta de pago solo sale si tu plan incluye Cuentas financieras (desde Profesional); si no, el gasto se registra igual, sin cuenta.
• Para registrar, editar o borrar gastos tu rol necesita los permisos de Préstamos y Gastos. Para manejar categorías, el de «Crear categoría (productos y gastos)»; sin él no ves el botón Categorías.
• Crea las categorías que vayas a usar (mira Categorías). Salarios ya viene creada.

Registrar un gasto

1. En el menú, grupo Dinero, abre Gastos y pulsa Nuevo gasto.

2. Escribe la Descripción (por ejemplo «Alquiler local») y el Monto.

3. Elige la Fecha, la Categoría y la Moneda.

4. Si pagaste desde una cuenta, elígela en Cuenta de pago (opcional). Solo salen las cuentas activas de esa moneda. Si no, deja Sin cuenta (no descuenta saldo). Si tu plan no incluye Cuentas financieras, este campo no aparece.

5. En Negocio, elige dónde se gastó. Deja General (toda la organización) para lo que es de toda la empresa, por ejemplo la renta de la oficina.

6. Si ese negocio trabaja con cajas, sale Caja (opcional): elige la caja o deja Todo el negocio.

7. Si es un gasto que se repite cada mes, enciende Gasto recurrente (mensual).

8. Escribe Notas si quieres y pulsa Registrar gasto.

Ejemplo. Pagas 8 000 CUP de alquiler del local desde «Caja CUP». Descripción «Alquiler septiembre», Monto 8 000, Categoría «Alquiler», Moneda CUP, Cuenta de pago «Caja CUP», Negocio el local. El saldo de la caja baja 8 000 y el gasto sale en el reporte del mes de ese negocio.

Gastos en divisa

Si el gasto es en USD, elige Moneda USD y, si quieres, una cuenta en USD. En la lista, el Monto sale en su moneda y, al lado, lo que vale en moneda base, por ejemplo «50 USD (20 000 CUP)». Esa equivalencia se calcula con la tasa del día en que lo registras y ya no cambia, aunque la tasa suba después.

Si la moneda no tiene tasa, el sistema no te deja: «La moneda USD no tiene tipo de cambio. Fíjalo antes de registrar gastos en esa moneda.».

Buscar gastos

Arriba de la lista: Buscar (descripción o notas), Mes (viene el mes actual), Categoría y Negocio. Negocio arranca con el negocio elegido en la barra de arriba del panel. Los filtros quedan en la dirección de la página: si la recargas o la compartes, se mantienen.

Las columnas son Fecha, Descripción, Categoría, Monto, Lugar («General» o el negocio y la caja), Moneda, Cuenta y Recurrente. Moneda y Recurrente vienen ocultas al principio.

Para ver qué negocio o caja gasta más, pulsa Por lugar. Mira Gastos por lugar.

Categorías

1. En Gastos, pulsa Categorías. Se abre el panel de categorías.

2. Pulsa Nueva categoría, escribe el Nombre (por ejemplo «Servicios») y elige Color e Ícono (Recibo, Alquiler, Electricidad, Nómina, Transporte, Internet, Mantenimiento o General).

3. Pulsa Crear categoría.

Salarios viene creada en todo negocio: la usa la nómina y también la puedes elegir a mano. Si ya tenías tu propia categoría de salario («Salario», «Sueldos», «Nómina»…), se usa esa y no se crea otra.

Para borrar una categoría que tiene gastos, el sistema te pide Mover los gastos a otra: no se pierde ningún gasto.

La nómina y las comisiones en Gastos

Al pagar una nómina, el sistema crea por su cuenta un gasto «Nómina …» en Salarios, con fecha del último día del período (y otro aparte por cada divisa, si alguien cobra en divisa). Ese gasto lleva solo el salario y los pagos extra. No lo registres a mano.

La comisión de los turnos, también la bolsa que se reparte entre el equipo, no es un gasto. Pérdidas y ganancias ya la resta en Comisiones de trabajadores, al cerrar cada turno. Si fuera también gasto, se restaría dos veces.

Nota

Una nómina de solo comisiones (sin salario ni extras) no crea ningún gasto y no sale en Gastos. Ese dinero está en la línea Comisiones de trabajadores de Pérdidas y ganancias. Mira Turnos de trabajo y comisión por venta.

Si algo falla

«La descripción es requerida»

Escribe qué fue el gasto.

«Indica un monto válido»

El monto tiene que ser mayor que 0.

«Selecciona una categoría»

Elige una, o créala en Categorías.

«El gasto supera el saldo de la cuenta (…). El registro será rechazado.»

Elige otra cuenta o regístralo Sin cuenta.

«No hay cuentas activas en esta moneda…»

Crea una cuenta en esa moneda o registra el gasto sin cuenta.

Bueno saber

• Gasto recurrente (mensual) es solo una marca para reconocerlo en la lista: el gasto no se repite solo el mes siguiente. Regístralo cada mes.
• Si eliminas un gasto pagado desde una cuenta, el dinero vuelve a esa cuenta.
• Un gasto General no se le resta a ningún negocio en Pérdidas y ganancias: solo a la utilidad de todo el negocio.
• Una salida de inventario con razón Gasto crea sola su gasto en «Mercancía consumida», al costo. Mira Salidas y mermas.
• Los pagos de mercancía no van aquí: van en la entrada o en la orden de compra.