Cobrar préstamos

Cuando alguien te paga, no tienes que elegir qué préstamo está pagando. El cobro se registra en la cuenta de esa persona y el sistema lo reparte entre sus deudas abiertas: la más vieja sale primero.

Antes de empezar, ten listoAntes de empezar (3)

• Viene desde el plan Negocios (función Préstamos y cuentas por cobrar).
• Para cobrar, tu rol necesita permiso para editar préstamos. Sin él no aparece Registrar cobro.
• El préstamo tiene que estar a nombre de un trabajador o de un cliente. Para los de nombre libre, mira Bueno saber.

Registrar un cobro

1. En el menú, grupo Dinero, abre Cuentas por cobrar y, en la fila de la persona, pulsa Estado de cuenta (o pulsa su nombre). También está en la fila de cualquiera de sus préstamos, en Préstamos.

2. Arriba ves el Saldo pendiente total y, si tiene, su Saldo a favor. Debajo, por cada moneda en que te debe, lo Prestado, lo Cobrado y lo Pendiente.

3. En la moneda que te está pagando, pulsa Registrar cobro. Se abre «Registrar cobro a la cuenta».

4. En Moneda del pago, elige en qué moneda te entrega el dinero. Puede ser distinta a la de la deuda; al lado de cada divisa ves su tasa.

5. Escribe el Importe recibido. Si la moneda es otra, debajo ves cuánto se aplica a la deuda.

6. Si quieres, elige el Método de pago. Si el método tiene una cuenta en la moneda del pago, se elige sola. Si cambias la Moneda del pago, el método y la cuenta se vacían y tienes que elegirlos otra vez.

7. En Cuenta que recibe, elige dónde entra el dinero. Solo salen las cuentas de la moneda del pago. Si eliges — No acreditar a ninguna cuenta —, el cobro rebaja la deuda pero no sube ningún saldo.

8. Revisa la Fecha, escribe Notas si quieres y pulsa Cobrar.

El estado de cuenta se actualiza al momento.

Precaución

Si eliges un Método de pago que tiene cuenta, el dinero entra en la cuenta del método aunque dejes — No acreditar a ninguna cuenta —. Para que no suba ningún saldo, deja también el método en — Sin especificar —.

Cómo se reparte

Primero se salda el préstamo más viejo; lo que sobra pasa al siguiente.

Ejemplo. Un trabajador tiene dos préstamos en CUP: 3 000 de marzo y 5 000 de mayo. Te paga 4 000 CUP. Los 3 000 de marzo quedan saldados y 1 000 van al de mayo, que queda debiendo 4 000. En el estado de cuenta: Prestado 8 000, Cobrado 4 000, Pendiente 4 000.

Ejemplo con dos monedas. Un cliente te debe 20 USD. Te paga 4 000 CUP y la tasa vigente del USD es 400. Se aplican 10 USD a la deuda y le quedan 10 USD por pagar. Si elegiste «Caja CUP» en Cuenta que recibe, esa caja sube 4 000 CUP.

Nota

Cada moneda se cobra por separado. Si alguien te debe en CUP y en USD, tiene dos tarjetas y un cobro rebaja solo la deuda de la tarjeta en la que pulsaste Registrar cobro.

Anular un cobro mal registrado

Si te equivocaste de importe, de moneda o de cuenta, anula el cobro y regístralo de nuevo.

1. Abre el Estado de cuenta de la persona.

2. Debajo de las tarjetas, en Cobros registrados, busca el cobro por su importe y su fecha. Si se repartió entre varias deudas, sale una sola vez con «repartido en … deudas».

3. Pulsa Anular cobro. Sale la pregunta «¿Anular este cobro?».

4. Pulsa Sí, anular. No, dejarlo vuelve atrás sin cambiar nada.

Lo cobrado vuelve a quedar pendiente en todas las deudas donde se repartió y, si el dinero entró a una cuenta, se quita de su saldo. No se puede deshacer: si anulaste por error, registra el cobro otra vez.

Los descuentos de nómina salen en la lista como «Descuento de nómina», pero no tienen Anular cobro.

Descontarlo de la nómina

A un trabajador también se le cobra en la nómina: en la corrida, la columna Descuento préstamo rebaja su deuda con el mismo reparto, la más vieja primero, y no mueve dinero de ninguna cuenta. Mira Calcular y pagar una nómina.

Saldo a favor

Un sobrante también rebaja la deuda. Puede venir de dos sitios:

• De la caja: en Sobrantes y faltantes, con Aplicar a la cuenta de alguien.
• De un conteo físico: el sobrante que le abonas a un trabajador. En ese conteo se le resta primero lo que se le cobre en el mismo conteo.

El sobrante paga primero lo que esa persona debe en esa moneda. Lo que pase de la deuda queda como Saldo a favor.

Ese saldo no se cobra ni se devuelve desde aquí: solo cubre sus faltantes de caja futuros. En el estado de cuenta lo ves arriba, junto al saldo pendiente, y en Movimientos del saldo a favor, con «Sobrante que quedó a su favor» o «Usado para cubrir un faltante».

Ejemplo. Una persona de tu equipo te debe 500 CUP y le aplicas un sobrante de 800 CUP. La deuda queda saldada y le quedan 300 CUP a favor. Otro día le faltan 200 CUP y los asignas como deuda: se cubren con su saldo a favor, no se crea deuda nueva y le quedan 100 CUP a favor.

El historial completo

Para ver todo lo que pasó con una persona, abre Reportes y, en el grupo Cuentas, Estado de cuenta.

1. En Deudor, escribe el nombre y elige a la persona.

2. Si quieres un periodo, pon Desde y Hasta.

3. Por cada moneda ves Le prestaste, Te pagó y Te debe, y una tabla con Fecha, Concepto, Le prestaste, Te pagó y Te debe después de cada movimiento. Con fechas, salen también «Te debía al empezar el período» y «Te debía al final del período».

4. Para guardarlo o imprimirlo, pulsa Exportar CSV o Exportar PDF.

Si hay interés y no filtraste por fechas, salen además Interés hasta hoy y Te debe con el interés. Si la persona tiene saldo a favor, sale aparte, con sus propios movimientos: «Sobrante de caja que pasó de su deuda», «Sobrante de un conteo físico que pasó de su deuda» o «Usado para cubrir un faltante de caja».

Si algo falla

«Indica un importe mayor que cero.»

Escribe el importe recibido.

«El abono supera el saldo pendiente de este deudor.»

Te está pagando de más en esa moneda. Cobra solo lo pendiente.

«La tasa de cambio no coincide con la configuración actual.»

La tasa cambió mientras tenías la ventana abierta. Cierra y vuelve a abrir el estado de cuenta.

«La cuenta destino debe ser de la misma moneda que el pago.»

Elige una cuenta en la moneda en que te pagaron. Si no elegiste cuenta, la del método es de otra moneda: cambia de método o déjalo en — Sin especificar —.

Bueno saber

• El detalle de cada préstamo (pulsa su fila en Préstamos) también tiene Registrar cobro, en Cobros registrados. Ese cobro va solo a ese préstamo, no se reparte: Importe, siempre en CUP; si quieres, Método de pago y Cuenta que recibe (solo cuentas en la moneda base); Fecha y hora; Notas; y Registrar. No puedes cobrar más de lo pendiente. Para anular uno de esos cobros, pulsa Anular en su fila y confirma con Sí, anular.
• Los préstamos a nombre libre no tienen estado de cuenta: se cobran solo así, desde su detalle.
• Los cobros rebajan solo el capital. El interés que ves es una estimación y no se cobra solo.